Resimden Excel’e çevirme

Fotoğraftaki tablo hangi iş için kullanılacak

Bir atölye için gereken malzemeleri fotoğraftan okumak kolay olabilir. Ancak miktarı güncellemek, yeni bir malzeme eklemek veya toplamı hesaplamak için satırların hücrelere dönüşmesi gerekir. Önce tablonun amacını belirleyin: elinizdeki malzeme listesi mi, alınacaklar listesi mi, yoksa kullanılan miktarların kaydı mı? Aynı sayı bu listelerde farklı bir anlam taşıyabilir. Başlıkları ve varsa açıklama satırını veriyle birlikte koruyun.

Tabloyu başka bir listeyle birleştirecekseniz sütunların neyi anlattığını baştan kontrol edin. Adet ile paket sayısını, kullanılan miktarla elde kalan miktarı aynı sütunda toplamamak gerekir. Malzeme adı, birimi ve sayısı arasındaki ilişki korunursa yeni kayıt eklemek de kolaylaşır. Çalışma kitabının sonraki kullanıcısı bir hücreyi değiştirdiğinde hangi işlemi etkilediğini görebilmelidir. Görseli saklamak, gerektiğinde ilk kayda dönüp karşılaştırma yapmanızı sağlar.

Tablonun tamamını net biçimde görüntüleyin

Fotoğrafı çekerken ilk sütunun ve son satırın kadrajda olduğundan emin olun. Birim bilgisi bazen başlıkta, bazen tablonun hemen üzerinde yer alır. Yalnızca sayıların göründüğü dar bir kırpma, o sayıların neyi ifade ettiğini kaybettirebilir. Sayfayı düz bir zemine koyun, telefonu tabloya paralel tutun ve küçük yazıları kontrol edin. Parlak yüzeydeki yansıma bir rakamı tamamen örtebilir.

Ekran görüntüsü kullanıyorsanız tablo başlıklarını da alın. Uzun bir tablo birkaç görüntüye bölünüyorsa hangi satırın nerede devam ettiğini belirleyin. Aynı satırın iki kez eklenmesi toplamı değiştirebilir; aradaki bir satırın atlanması da gözden kaçabilir. Dönüştürmeye başlamadan önce kaynak parçalarını sıralayın. Bu hazırlık, sonradan onlarca hücreyi tek tek karşılaştırmaktan daha az zaman alır.

Sayıları ve metinleri doğru hücre türünde tutun

Excel’de hesap yapılacak bir miktar sayısal değer olarak bulunmalıdır. Malzeme kodu ise başındaki sıfırların korunması için metin olabilir. Tarih, yüzde ve para birimi de farklı biçimler gerektirir. Bütün sütunlara aynı görünümü vermeden önce her sütunun anlamını kontrol edin. Sayı gibi görünen bir metin hücresi, bir toplam formülünde beklediğiniz şekilde davranmayabilir.

Türkçe tablolarda ondalık virgül ve binlik ayırıcı özellikle önemlidir. Hücredeki temel değer ile ekranda görünen sayı biçimini ayrı düşünün. Bölgesel ayarlar değiştiğinde bir tutarın büyüklüğü değişmemelidir. Sıfır ile boş hücreyi de birbirine dönüştürmeyin: sıfır bir miktarı, boşluk ise henüz girilmemiş bilgiyi gösterebilir. Negatif miktar varsa bunun iade, düzeltme veya başka bir işlem olup olmadığını kaynağından kontrol edin.

Formülleri tablodaki gerçek ilişkilere göre kurun

Bir fotoğraf çoğu zaman formülü değil, formülün sonucunu gösterir. Bu nedenle görüntüdeki toplamı korumak ile yeni bir hesap eklemek farklı işlemlerdir. Önce satırların doğru hücrelere yerleştiğini doğrulayın. Ardından bilinen ilişkiye göre formül kullanın; örneğin kaynakta miktar ve birim fiyat açıkça bulunuyorsa bunların hangi tutarı oluşturduğunu kontrol edin. Görünmeyen bir hesabı varmış gibi kabul etmeyin.

Çalışma kitabını açınca ilk satırı, ortadaki bir kaydı ve son satırı kaynakla karşılaştırın. Toplam formülünün tüm ilgili satırları kapsadığını inceleyin. Bir girdi değiştirerek sonucun beklenen hücrede güncellendiğini görün; sonra deneme değişikliğini geri alın. Malzeme adları uzunsa sütunu genişletin veya metni kaydırın. Bir rakamın kesilmesi ya da başlığın dar alanda okunamaması, verisi doğru bir tabloyu bile zor kullanılır hale getirir.

Zor durumlar: eğik fotoğraf, birleşik başlık, iki sayfalık tablo

Tabloyu telefonla eğik açıdan çektiyseniz satırlar yukarı veya aşağı kayar; kenardaki değerler komşu satıra karışabilir. Önce dıştaki satır ve sütunları kaynakla karşılaştırın. İki sütunun üstündeki ortak bir başlık tek hücre gibi görünmelidir; altındaki her sütunun doğru başlığa bağlı kaldığını kontrol edin. Mümkünse fotoğrafı tabloya paralel tutarak yeniden çekin.

Silik baskı ve parlama küçük rakamları gizler; özellikle virgülü ve 1 rakamını kaynaktan doğrulayın. Toplamları sayfada yazan toplamlarla karşılaştırın, çünkü tek bir yanlış rakam orada hemen ortaya çıkar. Okunamayan bir değeri tahminle doldurmayın; hücreyi boş bırakıp özgün sayfaya dönün.

Tablo iki sayfaya yayılıyorsa üst başlık çoğu zaman ikinci sayfada yeniden basılmıştır. Başlığın veri satırı olarak eklenmediğinden, sayfa geçişindeki satırın ne tekrarlandığından ne de atlandığından emin olun. Her sayfada ara toplam varsa onu genel toplama katmayın; yoksa aynı miktarlar iki kez sayılır.